COVID-19疫情不僅影響我們的生活層面,在工作上對企業維持運作以及員工的工作模式,也都造成極大衝擊。
對企業而言,勢必要進行管理變革來因應這次的疫情以及日後其他不可預測的危機;而對員工而言,則更加關心辦公環境是否提供足夠的安全和健康保障,同時開始省思到辦公室工作的必要性與效率問題,以及更注重工作與生活的平衡。
在這波疫情的影響中,對企業在變革管理上最重要的應在於「鬆綁」,以「彈性」重新來檢視企業重要的工作流程、工作模式與辦公場所空間規劃,才能維持企業的營運效率及產能,同時提供員工一個安全健康的辦公環境,而此一變革方向正好完全契合ABW(Activity-based Working)的精神。
ABW鼓勵員工不再局限於個人工作位上,而是隨時隨地可進行不同類型的工作(活動),以提升產能並達成目標。從工作位上鬆綁另一方面也可使員工更有責任感和參與感,以確保組織的向心、效能和效率,提升績效並將最佳成果呈現給客戶。
時至今日,企業中許多例行工作已逐漸為AI及自動化所取代,當員工從日常工作中被「鬆綁」釋出後,便有機會提升個人以追求創新和探索其他能力的可能性,這樣的「人才」才能真正成為公司的重要資產。而隨著能力與責任成長,員工渴望更大的自主權,需要更靈活的工作時間和地點以發揮最大效率與產能。
對未知感到害怕是人類的天性,譬如面對新工作、新家庭,當然也包括新的工作模式。但在放棄個人固定工作位或辦公室的同時,其實每個員工換取的將是更大的工作(活動)空間、各式各樣適合不同類型工作的區域選擇、更好的溝通與協作環境,以及一個更有效率、更為安全健康工作場所。
正是出於這個原因,「變革管理」應扮演新工作模式導入及推動的重要角色。尤其在導入ABW新的工作場所與模式時,工作的規則與習慣將會有顯著的改變,員工必須體認其對於工作之方式、地點與時間須承擔更大的責任,以確保在改變後之工作效率與效能有所提升。
ABW可在工作場所產生積極正向的影響,而變革管理在 ABW 的實施中則扮演著至關重要的作用,因此需要非常謹慎地進行管理。
變革管理係一將員工從舊的工作方式轉變為新的工作方式的過程,涉及管理變革過程的人為因素,以確保企業成效及目標的確實達成。
後疫情時代,辦公環境顯然不應該仍維持在傳統集中式的工作場所,取而代之的,工作環境應該讓員工可以靈活的選擇工作地點、時間和方式。而ABW在工作空間設計上,如電話亭(Office PODS)、協作區、休憩區和其他創新空間,為員工提供了全天支持不同類型工作的環境選擇,這對員工和企業都能獲益。