工作場所之設計規劃與企業之企圖、組織之管理模式、外在環境之衝擊,及員工的工作型態息息相關。近年來愈受重視與討論的「工作場所變革管理」即肇因於此,當企業內外部環境或目標改變時,工作場所即需做小部分或大規模的調整,以因應實際的需要並維持企業的運作效率及競爭能力。

受到COVID-19疫情的衝擊,過去兩年來許多企業及個人的工作模式產生了極大的改變。迎接2022年,可以預見我們的工作仍無法擺脫疫情的影響。然而,這波疫情卻也讓許多企業及工作者開始省思過去我們所習以為常的工作模式:

  • 我們一定要到公司才能工作嗎?
  • 目前的辦公環境是否提供員工足夠的安全與健康保障?
  • 目前的辦公環境是否支持員工有效率的進行不同類型的活動?
  • 我在工作與生活之間能否取得更好的平衡?

在「疫情改變工作模式」、「人們對於工作與生活的省思」以及「應用科技的發展」三方面交互影響下,工作場所也必須進行變革。綜合而言,我們歸納出2022年工作場所的五大趨勢。

一、混合型工作(Hybrid Working)

傳統上企業可分為兩種涇渭分明的工作模式,即「集中式」(所有員工集中在固定地點工作)與「分散遠距式」(員工無須到公司,主要透過電話、視訊及IT軟硬體進行工作與溝通)。「混合型工作」則是兼容兩種模式的優點,員工可依實際工作上的需要自主選擇工作地點,以發揮最大的工作效率與產出。

根據KPMG的研究報告指出,在2020年疫情嚴峻高峰期間,由於多數員工被迫改採居家工作,導致全球有69%的大型企業希望大幅度縮減辦公室空間(資料來源:KPMG https://bit.ly/3zep2Sq),傳統「集中式」工作的思維至此產生較明顯的改變。

混合型工作模式在架構上讓企業仍保留固定之工作場所,或是提供「共享座位」(Hot Desk)給多數時間不在公司的員工使用,更有甚者連共享座位都不提供,改規劃為協同合作區及預約式的會議空間,因為這些員工之所以必須進公司,大多是為了不可避免的面對面協作或是會議討論。

根據視訊訊息平台Loom近期的一份研究報告顯示,有91.6%的工作者(包含員工及管理層)對於疫情期間居家工作的模式覺得滿意或非常滿意(資料來源https://bit.ly/3HrppMc)。可預見這種結合辦公室內外的混合型工作模式,在2022年勢必仍會是一主流趨勢。

二、AI科技強化工作力

根據世界經濟論壇(The World Economic Forum)預測,至2025年AI與自動化將創造九千七百萬個新工作機會(資料來源:The Future of Jobs Report 2020, https://bit.ly/32Spr0A)。而即使是目前在職的工作者,由於AI科技的運用普及,也不可避免的將面臨工作角色上的改變。AI自動化已逐漸取代日常的例行性工作,使得我

們能更專注於創意思考或高階策略發展等需要協同合作之作業。例如零售業者即可透過AI自動化,有效控制庫存並協助銷售人員預測個別客戶之喜好及購買週期,以便進行精準銷售。

三、工作者需具備多功彈性

疫情之前,企業的首要工作在於發掘雇用能提升組織效率的員工,而在疫情期間與後疫情時期則有很明顯的改變,企業更加著重於員工的「彈性」能力。以往在組織內,「多功」可能會被視為無法專注而缺乏效率,但今日則被肯定為明智的預防措施。

於此同時,多數企業主也體認到應建立員工的健康與福祉(包含心理健康)策略,這對於企業的永續經營至關重要。因此多數企業主開始承擔更多的責任,協助員工維持身體、心理及財務的健康。在不至於過度侵犯員工隱私及私生活下如何能達到此一目標,將會是企業主2022年需面對的一大挑戰。

要確保組織內保有健康的勞動力以支持組織的持續運行,「彈性」顯然是一個重要因素。此外企業還需實施更有彈性的作業流程,以及員工的多功技能以在疫情發生時能相互支援工作,不至於因此影響到組織的營運效率。

四、組織聚焦於員工之技能而非角色

高德納Gartner在一篇報告中指出:「後疫情時代組織需建立的勞動力,不應聚焦於角色本身,而應在於能驅動組織競爭優勢的技能以及強化優勢的工作流程」(資料來源:https://gtnr.it/32GWYet)。

「技能」的重要性在於其涉及企業面臨的核心挑戰,以及贏得挑戰的競爭力,而「角色」僅是在整體組織架構中的個別成員。此趨勢原本就在緩慢成型,譬如扁平化組織逐漸取代傳統金字塔結構,以責任鍊(chain of command)手法進行跨功能溝通與解決問題。在資訊時代,藉由聚焦於技能,企業才能有效藉助解決問題及回應企業核心問題的能力,驅動創新與成功。

從工作者的角度來看,與其專注於提升其原角色的工作能力,不如發展多功技能,能為自己帶來更多更大新的職涯發展機會。此一由「角色」轉變聚焦於「技能」的趨勢,在2022年勢必成為組織及工作者之主要趨勢之一。

五、工作行為監控與分析

有些研究報告指出,愈來愈多企業主開始透過科技來監控及追蹤員工行為,希望藉此提升員工工作效率。例如透過Aware平台的使用,企業可監控員工在email或Slack這類軟體的使用行為以評估其產值,尤其管理者可藉以監督遠距工作者。或像是Hitachi的Business Microscope,此平台追蹤員工在辦公室內的移動軌跡、員工休息的頻率,以及哪些員工花費在與同事談話的時間多於在座位上的時間。

當然,企業可以很容易取得並使用這類工具,但這在員工眼中可能會是種霸道及侵入性的行為,而且很可能會導致災難發生。然而至少在表面上,其初衷是在於監督整體性員工行為,而非關注個別員工以要求紀律。這種監控行為究竟是產能的推進器抑或是個人自由的妨害者?若是後者,恐怕企業的下場也不會太好。但無論如何,此一趨勢在2022年無可避免的將會更加受到重視與使用。

(本文部分摘譯自富比士Forbes發佈文章)